تمهيد:
تعد سياسة آليات الرقابة والإشراف مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية؛ حيث إنها تعمل على تحديد المسؤوليات والصلاحيات الإدارية التي من شأنها تعزيز ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تطوير العملية الإدارية، وتحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.
وتحتوي هذه السياسة على إجراءات رقابية، ومبادئ توعوية عامة يلتزم بها العاملون تتعلق بتنفيذ إجراءات الرقابة، وهي كالتالي:
أولاً: الإجراءات التنفيذية الرقابية:
- متابعة العملية التعليمية في المراكز التابعة للجمعية، وتقديم التوجيه التعليمي والتدريبي وحل الإشكالات.
- زيارة المراكز التابعة للجمعية بمعدل 4 زيارات شهريًا كحد أقصى، وإعداد تقارير للزيارات عن أداء المراكز ورفعها لمجلس الإدارة.
- الإشراف المالي على المراكز التابعة للجمعية، والتأكد من سلامة اتباع الأنظمة القانونية وأنظمة الأمن والسلامة.
- الاطلاع على الطلبات والمبادرات التي تتقدم بها المراكز التابعة للجمعية، وعرضها على مجلس للإدارة للنظر فيها لاعتمادها أو الاعتذار عن قبولها بحسب المصلحة وما تقتضيه رسالة الجمعية وأهدافها.
- المتابعة الدائمة للأعمال الإدارية والمالية داخل الجمعية وفي المراكز التابعة لها، وتفعيل دور التقارير بمختلف أنواعها لهذا الغرض، حيث إن الجمعية تعتمد على التقارير اعتمادًا كليًّا في تقييم الأداء للجمعية، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لكونه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة، ويجب إعداد التقارير بطريقة جيدة وواضحة وبصفة دورية؛ ومنها:
- التقارير الدورية: بحسب طبيعة العمل والحاجة إلى ذلك.
- تقارير سير الأعمال الإدارية: وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
- تقارير الفحص: وتكون لتحليل ظروف مشروع السابقة واللاحقة؛ لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات.
- تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة دورية عادة من قبل الرؤساء المباشرين لمرؤوسيهم، وتشتمل على قياس القدرات، والتوصية بتطوير تلك القدرات، ومدى تعاونهم مع فريق العمل …وغيره من معايير واضحة ومناسبة للجمعية.
- المذكرات والرسائل المتبادلة بين الإدارات والأقسام: وتستخدم لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لتسهيل الرجوع إليها للمتابعة.
- التقارير الخاصة؛ مثل: تقارير الملاحظة الشخصية، تقارير الإحصائيات والرسوم البيانية، مراجعة الموازنات التقديرية، متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات، مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية، مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة، تقييم ومراجعة المشاريع.
ثانياً: المبادئ:
تحرص الجمعية على تكامل نظام الرقابة وسهولته وبساطته ليكون سهل الفهم للجميع ليسهموا في الحصول على النتائج المناسبة، والحرص على سهولة تبادل التقارير بجميع أنواعها يُحتِّم تداولها إلكترونيا عن طريق الإيميلات الرسمية لإداريي الجمعية، كما أن دقة المعلومة وموثوقية مصدرها أمر مهم؛ لأنها تساعد على صنع القرار الصحيح واتخاذ الإجراءات المناسبة، وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله.