التمهيد: تعد مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية والحوكمة في الجمعية؛ حيث إنها تعمل على تحديد المسؤوليات والصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية لاعتماد القرارات والمعاملات في الجمعية.
أولاً: مصفوفة صلاحيات مجلس الإدارة:
- توجيه الدعوة لعقد اجتماع مع الإدارة التنفيذية، ويتم ذلك من قِبَل رئيس المجلس أو أحد اللجان المتفرعة عن المجلس.
- لرئيس المجلس أن يدعو لاجتماع طارئ غير مجدول متى رأى ضرورة ذلك، أو بناءً على طلب من أعضاء المجلس.
- لأعضاء مجلس الإدارة واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي أو أي من أعضاء الإدارة التنفيذية عند الحاجة لذلك.
- اعتماد التوجيهات الأساسية والأهداف الرئيسية للجمعية والإشراف على تنفيذها.
- اعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها، وما يتبع ذلك من تحديد للمهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات الوظيفية المختلفة.
- وضع نظام للحوكمة خاص بالجمعية، والإشراف العام عليه، ومراقبة مدى فاعليته، وتعديله إن دعت الحاجة بما لا يتعارض مع ما تقرره جهة الإشراف على الجمعية.
- وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
- وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح والإفصاح عن المعلومات الجوهرية لأصحاب المصالح مع الجمعية.
- تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض، كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها.
- تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه الجمعية.
- إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليه.
ثانياً: مصفوفة صلاحيات الإدارة التنفيذية:
| 1- القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلية متطورة. |
| 2- ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري. |
| 3- رفع تقارير دورية للمجلس بشأن ممارستها لصلاحياتها. |
| 4- رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده. |
| 5- رفع التقويم الوظيفي للعاملين لاعتماده. |
| 6- إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل. |
| 7- التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها. |
| 8- رفع تقرير بإنهاء العقود الوظيفية للمجلس. |